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Mit professionellen Office-Vorlagen Zeit und Geld sparen

aktuelles microsoft officeImmer wieder werden in Unternehmen die gleichen Vorgänge durchgeführt. Mit automatisierten Verfahren, die mithilfe von Office-Vorlagen realisiert werden können, sparen Sie bares Geld.

Durch die Vereinheitlichung vermeiden Sie unterschiedliche Arbeitswege, während die Abläufe und Strukturen in Ihrem Unternehmen nachhaltig vereinfacht werden können.

Bei der Erstellung der Office-Vorlagen sollten möglichst die IT-Experten mit Vertreterinnen und Vertretern der Fachabteilungen zusammenarbeiten. Nur so entsteht ein Endprodukt, das auch tatsächlich in der Sachbearbeitung Vorteile bringt. Bei den Office-Vorlagen haben Sie es mit einem sehr umfangreichen Programmbestandteil bzw. Feature von Microsoft Office zu tun. Das macht auch Sinn, denn die Anforderungen an ein Office-Produkt - von Word über Excel bis hin zu PowerPoint - sind so verschieden wie die Unternehmen, die damit arbeiten. Daher ist letztlich auch eine hinreichende Planung bis ins Detail absolut erforderlich.

Vereinheitlichung der Arbeitswege durch individuelle Office-Vorlagen

Sie können einfach damit beginnen, eine Datei so herzurichten, wie Sie es wünschen. Integrieren Sie Texte, Bilder und andere Bestandteile, bis die Datei so aussieht, wie es den Vorstellungen Ihres Teams entspricht. Bauen Sie an den entscheidenden Stellen Felder ein, die für die spätere Bearbeitung als Eingabe dienen sollen. Speichern Sie Ihre Datei nun als Vorlage ab. Sollen Teile oder gar die gesamte Vorlage vor Änderungen geschützt werden, könne Sie dies erreichen, indem Sie die Entwicklertools einsetzen. Bauen Sie Textbausteine ein, die immer wieder verwendet werden können. So entstehen Office-Vorlagen, die beispielsweise als Formulare für Datenbankeingaben oder als Unterstützung für ständig wiederkehrende Arbeiten herangezogen werden können.

Niemand kann heute wissen, wie sich die Workflows in einem Unternehmen in ein paar Jahren darstellen werden. So ist eine regelmäßige Wartung und auch Anpassung der Vorlagen von großer Bedeutung. Ebenso ist es sehr sinnvoll, mit den Benutzerinnen und Benutzern über die Vor- und Nachteile sowie etwaige Änderungswünsche der jeweils aktuellen Versionen zu sprechen.

Autor: Michael Schütz / Google+
Stichworte: Microsoft, Microsoft Office, individuelle Office-Vorlagen


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