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Office-Vorlagen individuell und effizient einsetzen

aktuelles microsoft officeMicrosoft Office ist die Basis der Dokumentation in den meisten Unternehmen. Die Unternehmenskommunikation kann jedoch deutlich effektiver arbeiten, wenn individuell abgestimmte Office-Vorlagen zum Einsatz kommen.

In jedem Unternehmen gibt es eine Reihe von Arbeitsabläufen, die immer wiederkehren. Ob es sich um das Schreiben eines Briefes mit Word handelt oder um die Erstellung einer Präsentation mit Power Point, der Grundaufbau der Dokumente sollte immer gleich sein und sich nur inhaltlich unterscheiden. Doch die Erstellung ausgefeilter, auf individuelle Bedürfnisse abgestimmte Office-Vorlagen ist gar nicht so einfach. Ist die Vorlage einmal vorhanden und in das lokale System eingearbeitet, ist die Benutzung ein Kinderspiel.

Der Benutzer braucht dann nur noch die gewünschte Vorlage öffnen. Alle konstanten Daten wie die Adresse des Unternehmens können bereits hinterlegt sein. Auch das aktuelle Datum ist bereits gesetzt. Der Mitarbeiter braucht sich also ausschließlich inhaltlich mit dem Dokument auseinander setzen. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht auch mehr Spaß.

Das Gleiche gilt für eine Powerpoint-Präsentation. Auch hier möchte man sich eigentlich ausschließlich Gedanken darüber machen, wie man den Inhalt der Präsentation dem Publikum am besten vermittelt. Ist bereits eine passende Vorlage gefunden, kann diese geladen werden. Hier kann auch bereits der Grundaufbau der Präsentation vorgegeben werden. Die Erstellung von professionellen Office-Vorlagen sollte jedoch ein Experte vornehmen.

Auch das Einbinden von Eingabefenstern, die es dem Benutzer noch einfacher machen, ist in Office-Vorlagen möglich. So kann die Adresse des Empfängers für die Word-Vorlage direkt eingegeben werden und der Brief in wenigen Minuten abgeschickt werden.

Autor: Michael Schütz / Google+
Stichworte: Microsoft, Microsoft Office, Office-Vorlagen, Arbeitsablauf optimieren


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