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Word Vorlagen in mehreren Versionen abspeichern

aktuelles microsoft wordBei der Erstellung von Word Vorlagen bedarf es immer neuen Versionen. Allerdings verbraucht dies Mengen an Speicherplatz und produziert Datenmüll. Dabei geht es auch einfacher.

Das umständliche Abspeichern in älteren Versionen von Word führte dazu, dass von einem Dokument stets neue Dateien angelegt werden mussten. Meist ging dies über das Erstellen einer Kopie, in der User ihre Texte weiter fortgeführt haben. Fortlaufende Endungen wie "_1", "_2" usw. oder angehängte Datumskürzel wurden benutzt. Ab der Version Word 95 kam jedoch die Vereinfachung des Abspeicherns mehrerer Versionen zum Einsatz. Der User kann selbst entscheiden, wie das Abspeichern erfolgt. Die Wahl lag zwischen manueller oder automatischer Sicherung. Die automatische Absicherung erfolgte beim Schließen des geöffneten Dokumentes.

Positiver Nebeneffekt ist zum einen, dass lediglich die Änderung zum Vorgängertext angezeigt werden und nicht der Gesamttext. Dies heißt, nur neue, eingefügte, korrigierte oder angepasste Passagen werden angezeigt. Ein Arbeiten im Text an sich ist in älteren Fassungen somit nicht möglich.

Jedoch lassen sich ältere Word Vorlagen weiterhin bearbeiten, wenn sie als neues Fenster angelegt werden. Innerhalb des Versions-Dialog können beide Varianten der Word Vorlagen mit einander verglichen werden. Jedoch muß einer vorherige Datensicherung erfolgen.

Mit diesem Verfahren und Abspeichern mehrerer Versionen bleibt der Desktop von unnötigen Datenmengen verschont und schont das Laufwerk.

Autor: Michael Schütz / Google+
Stichworte: Microsoft Word, Word Vorlagen, Version, speichern


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