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Word-Vorlagen - mehr als einfaches Zugreifen auf wiederkehrende Inhalte

aktuelles microsoft wordWie überall ist natürlich auch im Büro Schnelligkeit und Effizienz Trumpf. Das ist eines der Hauptargumente, das zur Verwendung von Word-Vorlagen immer wieder angeführt wird. Das ist so weit auch richtig, aber nur teilweise, denn hinter Word-Vorlagen verbirgt sich wesentlich mehr.

Dokumentenstruktur und Inhalt

Wer Word startet und ein leeres Dokument öffnen will, arbeitet schon zumeist völlig unbewusst mit einer Word-Vorlage, da das leere Dokument, welches ausgewählt wird, bereits eine Word-Vorlage darstellt. Selbstverständlich geht es bei Word-Dokumentenvorlagen in erster Linie zunächst um die Artikelstruktur und den Stil. Grundsätzliche Vorlagen sind daher beispielsweise Briefvorlagen mit Adresszeilen, die der DIN entsprechen.

So müssen die Adresszeilen nicht erst langfristig angepasst werden, bis sie das Fenster des Briefumschlags optimal ausfüllen. Daneben sind es aber auch ganze Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Mahnungen oder Arbeitsgruppenvorlagen, die als Word-Vorlage ablegt werden. Dabei geht es nicht nur um den schnellen Zugriff auf genormte Korrespondenzformen. Vielmehr wird sichergestellt, dass der Stil ebenfalls immer auf demselben hohen Niveau ist. Word-Vorlagen sind folglich als Grundarchitektur oder Struktur eines Dokuments zu verstehen.

Word-Oberfläche, Hot Keys und Applikationen wie Makros

Das Arbeiten mit Word bedeutet jedoch auch, dass auf andere Anwendungen wie Excel, Powerpoint oder Drittprogramme zugegriffen werden muss. Daher bieten die Word-Dokumentvorlagen noch wesentlich mehr Möglichkeiten. Es lassen sich neben Texten und Textstrukturen Komponenten wie Autotext, Symbolleisten oder Makros ebenso anpassen bzw. implementieren.

Die gesamte Word-Oberfläche einschließlich der Word-Menüs, Symbolleisten und sogar Tastenkombinationen für Hot Keys können daher in jeder Vorlage definiert und abgespeichert werden. Das Arbeiten mit Word mithilfe der Word-Vorlagen wird noch flüssiger und effektiver. Während Word-Dokumente mit der Endung "docx" abgelegt werden, ist es bei den Word-Vorlagen ab Word 2007 "dotx" bzw. mit Makros "dotm".

Autor: Michael Schütz / Google+
Stichworte: Microsoft Word, Word-Vorlagen, DIN, Hot-Keys


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