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Datenbanken und Word

 

Ihre Vorteile in der Übersicht:

  • Datenbanken werden für den Seriendruck in Word verwendet
  • In unseren Word Vorlagen sind die benötigten Felder definiert
  • Neben Outlook sind viele andere Datenbankanbindungen möglich
  • Wir sorgen für die reibungslose Anbindung und leichte Bedienung


Über eine externe Datenbank Daten in Word einbinden

Eine Datenbank für den Seriendruck: Wenn Sie Daten für einen Serienbrief, Etiketten o.ä. in Word Vorlagen verwenden wollen, brauchen Sie die Daten nicht einzeln zu exportieren, sondern können Sie direkt aus einer Datenbank als Datenquelle für den Seriendruck verwenden. Viele Word Anwender scheuen die Erstellung eines Serienbriefes, weil Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte der Einbindung einer Datenbank zu komplex erscheinen. Um in Word Vorlagen einen Serienbrief zu erstellen braucht man jedoch lediglich einen Brief als Word Dokument und eine vorhandene Datenbank.

Die Möglichkeit, ein Word Dokument an eine Datenbank anzubinden ist eine der effektivsten Anwendungsmöglichkeiten von Word überhaupt. Die technischen Möglichkeiten sind dabei durchaus vielfältig und beschränken sich nicht nur auf Excel als Datenbank. Weitere OLE und SQL-basierende Datenbanken können als Datenquelle dienen. Die Microsoft eigene Datenbank Access eignet sich ebenso dafür, wie die Datenbank der Adressen direkt aus Microsoft Outlook. Aber auch viele SQL Datenbanken sind geeignet. Microsoft Word bietet hierfür jeweils Schnittstellen an.

Datenbank Alternativen machen den Seriendruck flexibel

Die Kontakte in Outlook bieten schon eine vorgegebene Datenbank Struktur, um einen Serienbrief zu erstellen. Nach wenigen Schritten steht Ihnen Ihre Outlook Datenbank schnell für das Verfassen von normalen Geschäfts- und Serienbriefen in Word zur Verfügung. Die Einbindung von Beständen der Outlook Datenbank in Word Mailings über den Seriendruck-Assistenten von Word hat Vor- und Nachteile. Ausgehend vom Startpunkt Outlook lassen sich ebenfalls schnell und komfortabel Serienbriefe in Word erzeugen. Zumal bei größeren Outlook Datenbanken die Möglichkeit der Adressaten-Auswahl und Kategorisierung besteht.

Sie können alternativ auch eine Access Datenbank als Datenquelle Ihres Serienbriefs definieren. Die Felder der Access Datenbank stehen Ihnen dann in Word automatisch als Serientext-Felder zur Verfügung. Nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben, startet Word die Datenbank Anwendung. Nun kann man eine Datenbank Tabelle als Datenquelle auswählen. Nun kann man den Serienbrief in Word wie gewohnt mit den Feldern aus der Access Datenbank vervollständigen.

Durch die Möglichkeit, eine Vielzahl von Datenbank Systemen in Word zu nutzen, lässt sich der Seriendruck trotz verschiedener Datenquellen stark vereinfachen. Sprechen Sie uns an. Wir suchen eine Lösung, die bei Ihnen vorhandene Datenbank mit Word zu verbinden.

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