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Folienbibliothek für PowerPoint

 

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Bei wiederkehrenden Folien bietet sich eine Folienbibliothek an
  • Hier befinden sich Folien, deren Inhalte speziell erstellt sind:
    Imagefolien, Organigramme, Schaubilder, Tabellen, Diagramme
  • Es gibt mehrer Arten von Folienbibliotheken


Bei vielen wiederkehrenden Folien, braucht es eine Folienbibliothek

Wenn die Anzahl immer wiederkehrender Folien zunimmt und damit höhere Ansprüche an die Organisation der Folien gestellt werden, ist die Verwendung einer Folienbibliothek sinnvoll. Ebenso wenn es darum geht, gewisse Bausteine, die sich nicht im Folienmaster und in den Folienlayouts hinterlegen lassen für die spätere Benutzung vorzubereiten, wird eine Folienbibliothek benötigt. Die Bausteine für die Folienbibliothek sind meist sehr individuelle Elemente wie Tabellen, Smart-Arts, individuelle Symbole und Grafiken sowie komplexe Schaubilder.

Die Folienbibliothek ist also sinnvoll, wenn es Folien gibt, die immer wieder verwendet werden und zentral gepflegt werden sollen. Teile einer Folienbibliothek können also Unternehmensorganigramme, Imagefolien mit feststehenden Leitsätzen, Schaubilder und Folien für eine allgemeine Unternehmenspräsentation sein. Organisiert nach Themenbereichen, kann die Folienbibliothek aber auch sehr themenspezifische Folien enthalten. Der große Vorteil einer zentral abgelegten Folienbibliothek ist, dass die dort vorhandenen Folien von einer kleinen Anzahl von Menschen gepflegt und somit aktuell gehalten werden.

Wir unterscheiden zwischen mehreren Arten von Folienbibliotheken:

Separate PowerPoint Präsentation als Folienbibliothek
Zum einen lassen sich wiederkehrende Folien oder Folien mit häufig verwendeten Elementen in einer separaten PowerPoint-Datei speichern, die dann an einer bestimmten Stelle in Ihrem System liegt und von Ihren Mitarbeitern bei Bedarf aufgerufen wird. Die benötigten Elemente oder ganze Folien werden aus dieser Präsentation, die damit als Folienbibliothek dient, herauskopiert und in die neue Präsentation eingesetzt. Diese PowerPoint Präsentation wird als Folienbibliothek behandelt und zentral gepflegt.

Folien aus der Folienbibliothek wieder verwenden
Eine weitere Möglichkeit auf bereits erstellte Folien zurückzugreifen ist die Funktion „Folien wiederverwenden". Hierbei muss bei der Erstellung einer PowerPoint Präsentation die Bibliotheksvorlage ausgewählt werden. Danach können die daran befindlichen Folien über eine Miniaturansicht per Mausklick direkt eingefügt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Mastervorlage der neuen PowerPoint Präsentation und Mastervorlage der Folienbibliothek auf demselben Grundaufbau bestehen. Damit wird sichergestellt, dass in der neuen Präsentation die gleiche Farbgebung, Schriftarten und -formatierung, die gleichen Master- und Layoutfolien enthalten sind, wie in der Folienbibliothek.

Folienbibliothek mit Microsoft Sharepoint Server erstellen und verwalten
Über den Sharepoint Server von Microsoft können Sie eigene Folienbibliotheken anlegen und verwalten. Wenn Sie eine Folie in einer Folienbibliothek über Sharepoint veröffentlichen, werden die Folien als einzelne Dateien hochgeladen und abgespeichert. Diese können dann in der Folienbibliothek separat geändert und entsprechend nachverfolgt werden. Sie können Ihrer Präsentation Folien aus der Folienbibliothek direkt hinzufügen. Die Folienbibliothek in Sharepoint verwaltet eine direkte Verbindung zu Ihrer Präsentation und Sie werden benachrichtigt, wenn Folien geändert oder aktualisiert werden.

Wenn es gilt, eine große Anzahl von Folien, die immer wieder verwendet werden, zentral zu verwalten, wird eine Folienbibliothek benötigt. Die Wahl der Folienbibliothek richtet sich ganz nach den technischen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen. Wir können Ihnen helfen, die richtige Wahl zu treffen und die für Sie richtige Folienbibliothek für Ihre PowerPoint Präsentation aufzubauen. Sprechen Sie uns an...

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