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Funktionen in Word Vorlagen

 

Ihre Vorteile in der Übersicht:

  • Funktionen erleichtern die Bedienung komplexer Dokumente
  • Funktionen machen Word Vorelagen vielfältiger und flexibler
  • Formularfunktionen helfen bei der Datenerhebung
  • Funktionen helfen beim Zusammenspiel aller Office Programme


Die Funktionen der Word Vorlagen sorgen für Effektivität

Während die Elemente in Word Vorlagen sicher stellen, dass das Erscheinungsbild der Vorlage dem CI entspricht und gestalterische Vorgaben eingehalten werden, sorgen die Funktionen der Word Vorlage dafür, dass die Bedienung weiter erleichtert wird und die Vorlagen im Unternehmen vielfältiger eingesetzt werden können.

So sorgt zum Beispiel die Funktion des Dokumentenschutzes dafür, dass gewisse Bereiche in Word Vorlagen durch den unbefugten Zugriff geschützt sind. Wenn also Logos oder Textrahmen zwingend immer an gleicher Position auf der Vorlage stehen müssen, oder aber gewisse Felder in Formularen nicht geändert werden sollen – die Aussage des Dokumentes bleibt also immer erhalten.

Die Formular Funktion in Word Vorlagen richtig eingesetzt, hilft bei der Erhebung von Daten aus Umfragen, Telefonprotokollen, Checklisten oder in Bereichen der Meinungsforschung. So können komplexe Tabellen in Word eingesetzt werden, deren auszufüllende Felder sehr individuell mit Funktionen belegt werden können. In Kombination mit der Funktion des Dokumentenschutzes kann festgelegt werden, dass der Nutzer nur die für ihn vorgesehenen Felder in Word ausfüllen kann – alles andere jedoch unberührt bleibt.

Die Funktionen in Word helfen beim Zusammenspiel aller Office Programme

Wenn in einer Word Vorlage – wie bei einem Formular – einmal eine Auswahl aus vielen Vorgaben gemacht werden soll und dafür nicht genug Platz in der Vorlage vorhanden sind, kann die Funktion der Steuerelemente wie Dropdown Menüs oder Kontrollkästchen helfen. Wie aus dem Internet bekannt, sorgt die Funktion in Word Vorlagen dafür, dass das Menü mit der Auswahl aufklappt und der Nutzer kann daraus dann wählen. Die Inhalte dieser Funktion sind in Word ebenfalls individuell zu bestimmen.

Eine klassische Funktion einer Word Vorlage stellt sicherlich der Serienbrief dar. Angebunden an eine Datenbank – ob Excel, Access, Outlook oder andere externe Datenbanken – werden hier Adressdaten automatisch ausgelesen und ermöglichen so den Versand eines Briefes an sehr viele Adressaten. Je nach Beschaffenheit der Datenbank können über diese Funktion in Word auch individuelle Inhalte verschiedenen Gruppen von Adressaten zugeordnet werden.

Auch das Zusammenspiel der verschiedenen Programme des Office Pakets wird über Funktionen gesteuert. So ist die eben angesprochene Verwendung von Adressdaten aus Outlook oder Access ebenso möglich, wie die Einbindung von Grafiken und Tabellen aus Excel.

Dies sind nur ein paar Beispiele, was Word Vorlagen mit Funktionen leisten können. Es lohnt sich also immer, vor der Erstellung auch intensiv über die spätere Verwendung der Dateien nachzudenken. So kann das volle Potenzial durch diverse Funktionen ausgeschöpft werden und die Word Vorlagen werden zu effektiven Helfern im Büro, die viele Abläufe vereinfachen und so neue Ressourcen schaffen. Sprechen Sie uns an.

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